Podpis elektroniczny stwarza zupełnie nowe możliwości dla biznesu. Jego upowszechnienie w kontaktach pomiędzy administracją publiczną a firmami i osobami fizycznymi, przyniesie wymierne korzyści dla każdej ze stron. Oznacza to, że zyskują Państwo wygodne i bezpieczne rozwiązanie, dzięki któremu nie ma już konieczności osobistego składania dokumentów w instytucjach państwowych, oraz podpisywania „papierowych” dokumentów.

Problem: Wysyłanie drogą elektroniczną deklaracji do ZUS

Większość przedsiębiorców zna tylko jedno z zastosowań ePodpisu – wykorzystywanie go do potwierdzania autentyczności deklaracji generowanych w programie Płatnik. A czy nie zdarzały się sytuacje, że musieli Państwo otrzymać podpisany dokument, podczas gdy jedyna osoba, która to mogła tego dokonać była poza biurem?

Rozwiązanie: Zastosowanie ePodpisu

Odpowiedzią na Państwa potrzeby jest wdrożenie ePodpisu oraz szkolenie z zakresu jego wykorzystania w nowoczesnym przedsiębiorstwie.

Czym jest podpis elektroniczny?

Należy go rozumieć jako zbiór technik służących do weryfikacji autentyczności dokumentu i potwierdzenia tożsamości osoby, która go podpisała. Posługiwanie się dokumentami z załączonym podpisem elektronicznym, przyspiesza dokonywanie czynności cywilno-prawnych i zmniejsza koszty działania firmy – cyfrowe wersje faktur i umów z ePodpisem są już stosowane przez partnerów gospodarczych.
Najważniejszym z zastosowań ePodpisu jest nadawanie mocy prawnej dokumentowi w kontaktach prawnych poprzez Internet. Taka funkcja umożliwi składanie deklaracji podatkowych w formie cyfrowej, zawieranie umów cywilnoprawnych w Internecie czy prowadzenie korespondencji z administracją publiczną, przy wykorzystaniu elektronicznej skrzynki podawczej. Od niedawna Ministerstwo Finansów przyjmuje eDeklaracje, czyli dotychczasowe deklaracje podatkowe zapisane w formie cyfrowej i podpisane podpisem kwalifikowanym. Dodatkowo, dzięki wykorzystaniu certyfikatu niekwalifikowanego, możliwe jest zapewnienie pełnej poufności poczty email – wiadomość nim zabezpieczona może zostać odczytana wyłącznie przez jej adresata. Ten mechanizm może zostać wykorzystany podczas prowadzenia „tajnej” korespondencji za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Pakiet: ePodpis w firmie

Jako partner Krajowej Izby Rozliczeniowej S.A., Varico oferuje swoim klientom specjalne rozwiązanie jakim jest oferta łączona na sprzęt do składania elektronicznego podpisu, jego instalację oraz szkolenie z zakresu jego wykorzystywania.

Na zestaw niezbędny do złożenia podpisu elektronicznego składają się:

• karta kryptograficzna,
• certyfikat kwalifikowany,
• czytnik kart kryptograficznych,
• oprogramowanie służące do składania podpisu w pliku.

Kupując przedstawiony zestaw mają Państwo pewność, że będzie on poprawnie współpracował z oprogramowaniem Varico, dodatkowo zostanie on zainstalowany przez profesjonalistów z Działów Wdrożeń i Serwisu Oprogramowania. Aby cieszyć się posiadaniem własnego ePodpisu wystarczy jedno spotkanie z serwisantem Varico w celu weryfikacji tożsamości.
Firma Varico dostrzega Państwa potrzeby i dlatego oferuje pomoc w przygotowaniu się do stosowania podpisu elektronicznego. Razem z zestawem, Varico proponuje swoim użytkownikom godzinne szkolenie, przeprowadzane w siedzibie klienta, dotyczące praktycznych aspektów wykorzystania ePodpisu:

• bezpieczne korzystanie z ePodpisu,
• zastosowanie podpisu elektronicznego w oprogramowaniu Varico,
• wykorzystanie ePodpisu w programie Płatnik,
• podpis elektroniczny w poczcie elektronicznej,
• weryfikacja podpisanych dokumentów elektronicznych.

Zastosowanie ePodpisu w biznesie:

• jeden certyfikat kwalifikowany służy do kontaktów z wieloma instytucjami/urzędami drogą elektroniczną np. ZUS, US,
• możliwość załatwiania spraw urzędowych, biznesowych, cywilno-prawnych za pośrednictwem internetu oraz skrócenie czasu ich realizacji,
• zastąpienie dotychczasowej „dyskietki” w kontaktach z ZUS przez urządzenia, które można podłączyć do standardowych portów dostępnych w każdym komputerze klasy PC (np. USB),
• podpisywanie korespondencji urzędowej prowadzonej z podmiotami administracji publicznej, za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej,
• uczestniczenie w aukcjach i przetargach elektronicznych, które mają docelowo zastąpić tradycyjne formy przetargów,
• zabezpieczenie podpisanych dokumentów elektronicznych przed zmianami przez osoby nieupoważnione,
• znacznie prostsze, szybsze i tańsze przeszukiwanie elektronicznych archiwów,
• dostępność urzędów elektronicznych online przez 24h/dobę, 7 dni w tygodniu,
• wystawianie faktur w formie elektronicznej, co wkrótce stanie się standardem w niektórych branżach.

Korzyści z ePodpisu wdrożonego przez Varico:

• ePodpis obniża koszty działania firmy, poprzez ograniczenie drukowania dokumentów oraz kosztu ich dostarczania,
• podpis elektroniczny oszczędza czas poświęcany na osobiste załatwianie spraw w urzędach i instytucjach publicznych,
• podpis niekwalifikowany zapewni pełną poufność korespondencji wszędzie tam, gdzie to konieczne.

Proces wdrożenia podpisu elektronicznego

Wdrożenie ePodpisu rozpoczynamy od analizy specyfiki firmy. Procesy zachodzące w firmie, wymiana informacji z otoczeniem, decydują o tym kto i w jaki sposób może wykorzystywać ePodpis. Pozwala nam to stworzyć optymalne rozwiązanie. Pomagamy na każdym etapie procedury, od przygotowania dokumentów i wniosków, poprzez fizyczną instalację czytników kart po szkolenia z obsługi oprogramowania. Ze względu na duży stopień skomplikowania, wszystkie etapy procedury są monitorowane, by zachować pełną zgodność z harmonogramem. Ostatnim krokiem jest szkolenie – odbywa się ono w wyznaczonym przez firmę terminie, jego zakres i czas trwania oraz liczebność grup jest ustalana indywidualnie.

Dlaczego warto stosować podpis elektroniczny?

Podpis elektroniczny staje się wymaganym przez prawo standardem w kontaktach przedsiębiorca – administracja publiczna. Wdrożony przez nas ePodpis, dostarczony przez Krajową Izbę Rozliczeniową, jest gwarancją poprawnego podpisywania deklaracji wystawianych w programie Płatnik. Szkolenia pozwolą uniknąć błędów i w pełni wykorzystać możliwości, jakie oferuje podpis elektroniczny.

Więcej informacji o naszych rozwiązaniach udzielą Państwu nasi pracownicy.