Jak zapewnić bezpieczeństwo danych w firmie?

Zastanawiam się dzisiaj trzeba jeszcze kogoś przekonywać o tym jak ważne są dane mozolnie gromadzone w naszych komputerach firmowych. Myślę jednak, że pomimo wielu historii, które słyszeliśmy i o których czytaliśmy warto o tym napisać raz jeszcze, żeby nie powielić schematu palacza, który czytając na kolejnej paczce papierosów „palenie zabija” powtarza „ale nie mnie”. Dane firmowe są coraz cenniejsze i to nie tylko twarde dane finansowe czyli listy klientów, ale także dane miękkie jak spisane pomysły, koncepcje, notatki z rozmów. A dlaczego są takie cenne? Po pierwsze dlatego, że prawie nigdy nie uda się ich odtworzyć od zera. To co stracimy bezpowrotnie to z reguły bardzo istotny procent, często więcej niż połowę. Po drugie dlatego, że proces odtwarzania danych kosztuje. I płacimy nie tylko pieniędzmi, ale także czasem czyli możemy mieć dane odtworzone w pewnym stopniu za słone pieniądze i dopiero po kilku tygodniach lub miesiącach. Co więcej to na pewno nie uda nam się utracić tak zwanych spodziewanych korzyści. Jeśli do odtwarzania danych zatrudnimy kluczowych pracowników to nie wykonają oni pracy, która mogłaby zostać wykonana i potem sprzedana klientom. Wiedząc na ile istotne jest przywrócenie danych poświęcą oni swój czas i myśli na długi czas. A to może pogrążyć firmę na długo, czasem na zawsze. I niech nas nie zwiodą nowoczesne techniki, które działają … do czasu. Dyski, na których przechowywane są nasze cenne dane to nie są urządzenia, które nigdy się nie psują. Nawet te najnowsze nie mechaniczne (SSD) nie chronią nas na 100%. Co zatem robić aby w momencie utraty danych powiedzieć sobie: „spokojnie to tylko awaria”?

Całość zaczynamy od inwentaryzacji danych. Nie chodzi tu o spisanie komputerów czy ich dysków twardych. Chodzi o to aby zrobić listę danych, które nie mają prawa bezpowrotnie zniknąć. Najlepiej jak taką listę nawet w kilkuosobowej firmie tworzy grupa ludzi. Każdy dopisuje to co mu przyjdzie do głowy i ma dla firmy znaczenie. Na przykład: poczta elektroniczna, oferty, projekty, kalendarze spotkań. Piszemy tak jak umiemy ale jednocześnie dbamy o to aby po kilku dniach nadal było jasne o co nam chodzi. Listę z reguły trzeba uzupełniać kilka razy aby była kompletna. Obok każdej pozycji zapisuje miejsce gdzie te dane się znajdują. Jeśli sami tego nie wiemy to metodą profesora wyższej uczelni szukamy tego, który wie. Na końcu zapisujemy sposób w jaki będziemy te dane archiwizować.

Powstaje taka prosta tabelka:

Nie zawsze sposób archiwizacji jest trywialny i polega tylko na skopiowaniu pliku z dysku na inny nośnik na przykład drugi dysk. Na przykład bazy danych naszych programów mogą być składowane na tak zwanych serwerach i wprost nie mamy do nich dostępu. W takiej sytuacji trzeba z reguły najpierw zrobić archiwum z programu, którego używamy a dopiero potem kopiujemy plik z archiwum na inny nośnik. Część danych może być z sobą powiązanych na przykład arkusze kalkulacyjne i takie dane powinniśmy archiwizować łącznie aby po ich odtworzeniu te powiązania nadal działały prawidłowo. Jeśli już ustaliliśmy co i jak powinno być archiwizowane warto ustalić także jak często i kto za to odpowiada. Zbyt często nie warto, ale zbyt rzadko to żadna ochrona. Musimy wybrać złoty środek.

Jakby tego wszystkiego było mało powinniśmy cały proces nadzorować i trzeba sprawdzać czy i kiedy te kopie zapasowe są tworzone. Tak naprawdę to kopii powinno być zawsze więcej niż jedna i co najmniej jedna powinna być przechowywana poza siedzibą firmy. Dlaczego? Choćby na wypadek pożaru czy włamania. Ubezpieczyciel wypłaci odszkodowanie i komputery kupimy nowe, ale już „czyste”. I w takim przykrym skądinąd przypadku właśnie kopia zapasowa poza firmą jest jedną jaką mamy. Całym tym jakby nie patrzeć jednak złożonym procesie trzeba pamiętać, że stawką jest bezpieczeństwo naszych danych firmowych. Prawdę powiedziawszy to co jakiś czas na przykład co pół roku czy co rok powinniśmy sprawdzać prawidłowość tych naszych kopii próbując z nich odzyskać oryginały. Jak się uda to pięknie, a jak nie to niejako na sucho znaleźliśmy dziurę w naszym systemie. Jeśli taka dziura nam się przydarzy przy awarii koszty będą zupełnie inne.

Na razie nie zastanawialiśmy się w ogóle gdzie i w jaki sposób tworzyć kopie bezpieczeństwa czyli tak zwany backup. A możliwości mamy sporo. Najprostszym wydaje się przenośna pamięć USB tzw. pendrive. Jednak ma on niewielką pojemność np. 16 GB a duże pamięci tego typu są zbyt drogie. Kolejnym wyjściem jest zewnętrzny dysk. Ten już możemy zakupić całkiem spory liczony w terabajtach czyli 1000 GB. Jego wadą jest to, że jest duży i ciężki i z reguły stoi tylko w jednym miejscu czyli w firmie. Nie będę pisał o starych metodach jak płyty DVD gdyż są nie tylko drogie ale także zawodne a co najważniejsze ograniczone do około 5 GB i bardzo wolne w nagrywaniu. Warto napisać o tym co jest nowością od kilku lat czyli o archiwizacji w chmurze.