Marzeniem niejednej księgowej jest system, który za przysłowiowym jednym kliknięciem nie tylko wprowadzi, ale i zaksięguje wszystkie operacje. Dla jednych brzmi to jak mrzonka, dla innych – niedaleka przyszłość. Już dziś istnieją systemy korporacyjne, które zaopatrzone w elektroniczny obieg dokumentów są niemal bliskie temu ideałowi. Co jednak, gdy nie pracujemy z takim systemem?
Poza schematami
Za nim do tego przejdę proponuję małe ćwiczenie intelektualne. Aby nie było to takie straszne, zacznijmy od prostego pytania: z czym kojarzy się faktura? Wśród pierwszych skojarzeń, jakie najczęściej się pojawiają, jest: dokument, papier, coś, co wymaga zapłaty. Jednak, jeśli poświęcimy chwilę zapewne nie będą to jedyne określenia, które przyjdą nam do głowy [zapraszam do podzielenia się nimi w komentarzu]. Ktoś jednak może zapytać: po co to robić? Gdyż spojrzenie na zagadnienie z innej perspektywy często pomaga dostrzec nowe rozwiązanie.
Inny punkt widzenia faktury
I tak też jest w przypadku faktury. Gdy się dłużej nad nią zastanowić uświadomimy sobie, że jest ona m.in. nośnikiem informacji. Co więcej są to dane, które (o ile oczywiście nie mamy do czynienia z fakturą wypisaną ręcznie) już ktoś, kiedyś wprowadził do jakiegoś systemu, aby następnie przekazać je nam w postaci dokumentu. Dlaczego zatem nie wykorzystać tego faktu na naszą korzyść?
Ponowne wykorzystanie danych
O tym, jak możemy wykorzystać dane zawarte na fakturze zdecyduje przede wszystkim nasz dostęp do danych w elektronicznej formie.
Jeśli jesteśmy w tej uprzywilejowanej pozycji, że mamy dostęp do programu służącego do fakturowania to pozostaje jedynie ustalić czy dane te można importować do naszego programu księgowego. W sytuacji, gdy posiadamy oba programy od tego samego producenta oprogramowania to zapewne taka funkcjonalność jest już przewidziana i możliwa do zastosowania. Tak jest między innymi w programie Obsługa Sprzedaży ObSp® który pozwala na automatyczne księgowanie dokumentów sprzedaży, zakupu i magazynowych w programach księgowych Varico: Książka Przychodów i Rozchodów KPiR® (uproszczona księgowość) oraz Księga Handlowa KsH® (pełna księgowość).
Co jednak w sytuacji, gdy programy pochodzą od różnych producentów?
Najprostszym rozwiązaniem jest kontakt z producentem oprogramowania księgowego i zapytanie o taką funkcjonalność. Z naszego doświadczenia wiemy, że jest to nie tylko wykonalne [o czym przekonali się już nasi klienci korzystający z usługi Autoksięgowania], ale także bardzo satysfakcjonujące, gdy dotychczasowy monotonny i długotrwały proces przepisywania danych z faktur zostanie zredukowany do paru kliknięć. Jest o niezwykła oszczędność pracy, która ponadto minimalizuje ryzyko błędu, w tym najczęściej spotykanego w tych okolicznościach, jakim jest przestawienia znaków. Tzw. czeski błąd, o którym tutaj mówię, nie jednej księgowej czy księgowemu spędził sen z powiek, gdyż najbardziej uciążliwym aspektem tego typu błędów jest fakt, iż wymagają sporej ilości czasu, a częstokroć także wsparcia dodatkowej pary oczu.
Podczas pośpiesznego czytania tekstu, często na tego typu literówki nie zwraca się uwagi, nadal poprawnie rozumiejąc treść. Wikipedia
Technologia na ratunek
Osoby, które dysponują tylko faktura nie muszą się jednak czuć poszkodowane. Także dla nich istnieje rozwiązanie. Polega ono na zamianie skanu dokumentu za pomocą technologii OCR, na wersję elektroniczną. Brzmi technicznie, ale w rzeczywistości jest banalnie proste. Wystarczy bowiem zeskanować fakturę, a następnie poprzez aplikację odczytać zawarte w niej informacje. W następnym kroku proces już wygląda tak samo, jak w poprzednich rozwiązaniach, tzn. eksportuje się odpowiednio przygotowane dane do programu księgowego. Jeśli posiadamy dużą ilość dokumentów najwygodniej będzie użyć skanera z automatycznym podajnikiem. Sama aplikacja może ponadto monitorować wskazany folder, do którego są zapisywane zeskanowane dokumenty i przez to automatycznie rozpoczynać proces ich identyfikacji czyniąc tym samy naszą pracę lekka łatwą i przyjemną.