Dziesięć czy więcej lat temu dla tego bardzo popularnego pakietu biurowego firmy Microsoft nie było w zasadzie alternatywy. Jednak dzisiaj rzeczywistość wygląda bardziej różowo. Pakiet MS Office nie rządzi już niepodzielnie na rynku i bardzo dobrze. Nic nie działa tak dobrze w interesie klienta jak konkurencja. Aby zastanowić się jakie mamy alternatywy wobec pakietu MS Office powinniśmy zdać sobie sprawę dlaczego szukamy alternatywy i do czego jej potrzebujemy. Najczęściej podstawowym powodem poszukiwania innego rozwiązania jest cena pakietu Office. Nie jest ona niska, choć i tak o wiele niższa niż jeszcze kilka lat temu. Sposobów użycia pakietu biurowego są tysiące i warto zadać sobie trud, aby określić czego faktycznie potrzebujemy. Nie warto kierować się tym, co zrobili inni tylko dobrać rozwiązanie dla siebie.
Na pewno otrzymujemy wiele tekstów pocztą elektroniczną. Nawet jeśli są one w formacie DOC/DOCX, czyli MS Office Word nie potrzebujemy pakietu office do ich oglądania. Do samego obejrzenia tekstu i jego wydrukowania wystarczy darmowy program MS Office Viewer (Podgląd). Jest on zresztą dostępny dla wszystkich rodzajów dokumentów, czyli zarówno tekstów, jak i arkuszy czy prezentacji. Jeśli jednak mamy potrzebę zmiany czy poprawy tekstu będziemy potrzebować nie tyle podgląd, co edytor dokumentów. W przypadku bardziej złożonych tabel czy zestawów komend (tzw. makr) nie ma co liczyć na to, że pakiety darmowe takie jak LibreOffice poprawnie sobie z nimi poradzą. Pozostanie wtedy ręczne poprawianie dokumentu, aby miał poprawny wygląd.
Chmura
Nie ma chyba obecnie innego słowa w technologiach informatycznych, które zrobiłoby podobną karierę jak właśnie chmura. Pochodzi wprost od angielskiego cloud i oznacza, że nasze pliki przetwarzane są na odległych komputerach, a my tylko uzyskujemy do nich dostęp. Sprawa o tyle istotna, że jeśli na pytanie czy nasze treści mogą być przetwarzane poza naszym komputerem czy siecią firmową odpowiemy negatywnie to 
techniki chmurowe nie są dla nas odpowiednie. Może to mieć związek z poufnością informacji czy na przykład danymi osobowymi. Czasami jednak firmy idą zbyt daleko z ograniczeniami podobnie jak jeden z banków, którego pracownik nie mógł podejrzeć dokumentu PDF darmowym programem Acrobat Reader, gdyż mu go nie zainstalowali, ale co więcej także zabronili instalować. Tak przy okazji, to właśnie PDF jest formatem stosowanym masowo do przesyłania informacji, której się z natury nie modyfikuje po stronie odbiorcy jak na przykład oferty handlowe czy faktury. Jeśli jednak nie boimy się nowości a nasze informacje nie są tak tajne jak pliki FBI czy CIA rozważmy dokumenty w chmurze. Co chmura daje w praktyce? Po pierwsze nie musimy się przejmować jak to się dzieje, że możemy jej używać. Instalowanie, aktualizowanie i inne „izowanie” nas po prostu nie interesuje. To samo działa. Wystarczy przeglądarka i dostęp do internetu. Co bardzo ważne – bez internetu nie ma edycji dokumentu. Nawet jeśli posiadamy u siebie jego kopię to nie ma jej z reguły czym otworzyć. Najbardziej obecnie popularne rozwiązania chmurowe to Google Docs (dokumenty Google) i Microsoft Office online. Oba są dostępne bezpłatnie dla każdego kto zechce z nich skorzystać. Co jeszcze oferuje chmura? Wyobraźmy sobie, że przesyłamy komuś dokument pocztą i dokonujemy w nim szeregu poprawek i uzupełnień. Aby nasz odbiorca mógł się z nimi zapoznać za każdym razem musimy mu wysłać nową wersję naszego dokumentu. Co więcej nasz adresat może na przykład przez pomyłkę i tak nie oglądać najbardziej aktualnej wersji. Możemy łatwo temu zapobiec udostępniając nasz dokument właśnie w chmurze. Wtedy jedyną aktualną wersją jest zapis dostępny dla nas i odbiorcy jednocześnie. A co najpiękniejsze obaj możemy jednocześnie dokonywać zmian w treści dokumentu. Bez instalowania i przesyłania mamy dostęp do najbardziej aktualnej wersji i to z możliwością edycji przez tego kto ma na to ochotę. Wszytko oczywiście pod warunkiem, że nasz partner otrzyma od nas zgodę czyli dostęp do dokumentu. Czy chmura jest bezpieczna? I tak, i nie. Tak, gdyż firmy, które za tym stoją do pewnych spraw się zobowiązują. Na przykład do udzielania dostępu tylko osobom upoważnionym przez autora dokumentu. Nie, gdyż jak wiemy do każdego systemu można się włamać i jest to tylko kwestia czasu. Także to, że nasze dokumenty są przeglądane przez rozmaite „służby” jest więcej niż pewne. No cóż, ale nasz komputer też nie jest twierdzą nie do zdobycia.
Tradycja
Jeśli jednak rozwiązania chmurowe nie są dla nas atrakcyjne mamy do dyspozycji kilka pakietów tradycyjnych. Tradycyjnych czyli takich, które musimy pobrać z internetu i zainstalować u siebie na komputerze. Także ich aktualizacja spada na nasze barki. Z reguły to oznacza co najmniej 1 GB mniej miejsca na dysku, ale co to dzisiaj w dobie dysków terabajtowych czyli 1000 GB. Mamy do wyboru co najmniej trzy darmowe pakiety office: LibreOffice, OpenOffice i NeoOffice. Ten ostatni to prawie to samo, co OpenOffice, ale dla systemu Mac OS dla komputerów Macintosh lub swojsko dla Mac firmy Apple. Pakiety biurowe LibreOffice i OpenOffice są do siebie bardzo podobne i pochodzą ze wspólnego „pnia”. Oba są rozwijane przez niezależne organizacje a dzisiaj szybciej rozwijającym wydaje się LibreOffice. Pliki tworzone przez oba pakiety są w dużym zakresie edytowalne przez każdy z nich. Oba pakiety bardzo dobrze radzą sobie z odczytem i edycją plików oryginalnego MS Office. Trzeba jednak liczyć się z niedogodnościami w bardziej skomplikowanych dokumentach. W tekstach są to najczęściej tabelki, które potrafią się „rozjeżdżać” po otwarciu w LibreOffice. Bardziej złożone arkusze MS Excel, a szczególnie te z makrami mogą nie działać w pełni poprawnie. Nasza ocena pakietu LibreOffice, którego sami od lat używamy jest następująca:
- Writer – bardzo dobry edytor tekstów. Radzi sobie dobrze nawet z wielostronicowymi tekstami z grafiką wewnątrz. Czasami bywa problem ze spisem treści, ale prawdę powiedziawszy MS Word także nie jest idealny w tym zakresie.
- Calc – dobry arkusz kalkulacyjny na pewno w większości zastosowań. Może nie wystarczyć w przypadku bardziej zaawansowanych modeli matematycznych na przykład przy regresji liniowej, ale to tylko dla maniaków.
- Impress – bardzo przeciętny program do prezentacji. W zasadzie to ubogi krewny MS Powerpoint. Posiada wszystko co niezbędne do prezentacji … w roku 2004, ale dzisiaj mamy już dekadę później i nowe potrzeby.
Dla większości osób, które znają lub były na szkoleniach z MS Office przejście na LibreOffice nie będzie trudne, ale trzeba liczyć się z tym, że nie odbędzie się ono bezboleśnie. Część funkcji jest dostępnych w innych miejscach lub pod innymi klawiszami a części po prostu nie ma.
Jeśli jednak prezentacje są dla nas bardzo ważne i chcemy zrobić wrażenie na naszych rozmówcach powinniśmy poważnie potraktować wyzwanie chmury. Dzisiaj już nawet MS PowerPoint nie jest najlepszym narzędziem do tego celu. Jest co najmniej kilka ciekawych rozwiązań alternatywnych i warto się z nimi przynajmniej zapoznać. Do jednych z najciekawszych należą Prezi i Vuvox. Prezentacje z wykorzystaniem chmury to nie pokazy slajdów a prawdziwe animacje komputerowe i nie trzeba być fachowcem z Pixara czy Disneya aby je stworzyć.
Na niektórych komputerach z momentem ich zakupu dostępne są darmowe wersje MS Office, ale z reguły ograniczone w czasie do 90 dni czy jak kto woli do 3 miesięcy użytkowania. Są to pełne wersje, ale trzeba pamiętać, że trzy miesiące szybko miną i po tym czasie pakiet trzeba albo odinstalować albo … zakupić.
Jeśli nadal po lekturze tego tekstu czujesz, że masz problem z doborem odpowiednich narzędzi a nie chcesz po prostu wydawać pieniędzy „w ciemno” jesteśmy do Twojej dyspozycji. Nasi Doradcy Techniczni od lat doradzają małym i średnim firmom w doborze narzędzi IT.