Jak mądrze oszczędzać w małej firmie?

Prowadząc firmę pewnie często zastanawiasz się w jaki sposób zwiększyć rentowność biznesu, który zajmuje Ci większą część Twojego życia. Aby zwiększyć zysk można to zrobić na dwa sposoby, przy czym najlepiej zastosować oba naraz choć jest to relatywnie trudne. Zwiększyć przychody i zmniejszyć koszty. Skoro prowadzisz biznes to jak zwiększać jego przychody jest Twoim know-how, a my zajmiemy się tym jak zmniejszyć koszty. Jeśli chodzi o koszty to jedno jest pewne – z niektórych wydatków nie możesz zrezygnować. Trudno prowadzić firmę bez wody, prądu, komórki czy internetu. Na wielu wydatkach jednak można, a nawet należy oszczędzać. My jako firma rdzennie poznańska doskonale to wiemy;) Łatwo mówić, ale jak zrobić? Jeśli przeczytasz uważnie i do końca ten tekst będziesz wiedział (a coraz częściej „wiedziała”, gdyż nasze Panie coraz częściej prowadzą swoje własne biznesy) łatwo zwiększyć rentowność Twojej firmy.

Amerykanie słusznie mówią, że jak nie umiesz czegoś zmierzyć nie możesz tym zarządzać. Przyjrzyjmy się dwóm rodzajom prostej księgowości. Jedną z nich zapewne prowadzisz. W prostszym przypadku jest to ewidencja ryczałtowa (mniejsze firmy i najem) lub podatkowa książka przychodów i rozchodów. W przypadku ryczałtu sprawa jest nieco trudniejsza, gdyż ustawodawca nie zmusza Ciebie do zajmowania się wydatkami i kosztami. Jest zatem bardzo możliwe, że w ogóle ich nie liczysz. Może jednak Twój biznes jest tak mały, że faktycznie masz stuprocentową wiedzę i analizy przeprowadzasz w głowie. Zajmijmy się więc książką podatkową. Masz zatem obowiązek obliczania dochodu czyli różnicy pomiędzy przychodami netto (bez VATu) i kosztami Twojej działalności. Zbierasz więc pieczołowicie faktury na wszystko co kupujesz lub co kupują Twoi pracownicy do firmy. Jak już zaksięgujesz cały miesiąc albo zaksięguje go Twój księgowy uzyskujesz mniej więcej takie zestawienie książki.

I co z tego wydruku możesz wywnioskować? Bardzo niewiele. Jest wartość towarów, które sprzedajesz, a to akurat wiesz najlepiej gdzie i za ile je kupić. Jest wartość wynagrodzeń łącznie, ale przecież wiesz ile masz płacić swoim pracownikom, aby wydajnie pracowali. Resztę kosztów masz schowanych w worku pod nazwą „Razem wydatki”. I z reguły kwota- jeśli prowadzisz już kilka lat biznes- jest tam spora, zapewne co najmniej dziesiątki tysięcy złotych miesięcznie. Chcesz aby kosztów, których możesz uniknąć było jak najmniej? Mamy dla Ciebie receptę: struktura kosztów.

Zastanów się jakie masz koszty związane z Twoim biznesem i w jaki sposób warto je podzielić. Na pewno nie warto mieszać wydatków na reklamę w Internecie z zakupem papieru do drukarki. Każdy biznes ma swoją specyfikę, ale możemy podpowiedzieć jak się do tego zabrać. Poniższą tabelę potraktuj jako inspirację i początek Twojej własnej pracy nad poprawą rentowności firmy. Kod jest po to aby szybko oznaczać dla księgowego faktury np. cyfrowo lub literowo. Jeśli sam prowadzisz książkę możesz z niego zrezygnować.

Na pewno pierwsza wersja tej tabeli nie będzie idealna. Schowaj ją w szufladzie lub na dysku na kilka dni. Zajrzyj ponownie jak sprawy się ułożą. Coś zmień, dopisz kilka nowych wierszy. Po dwóch lub trzech takich podejściach możesz już iść dalej. Nastaw się jednak na pracę nad tą listą. Będziesz ją co jakiś czas modyfikował, z reguły dodając nowe pozycje. Zastanawiasz się po co ta cała praca? Już wyjaśniamy. Wszystko to jest po to, aby precyzyjnie znać koszty Twojego biznesu. Nie co do każdej kartki papieru, ale z dokładnością do setek złotych w poszczególnych rodzajach kosztów! Zaczynasz od wprowadzenia do KPiRa wszystkich Twoich rodzajów kosztów. Na miesięcznej liście jest opcja Struktura kosztów (Alt+K):

W tym miejscu wpiszesz rodzaje i nadasz im symbole (kody). Twoja lista pewnie będzie dłuższa niż nasza przykładowa.

Teraz każde księgowanie kosztów w książce podatkowej warto uzupełnić o dodatnie kosztu do struktury kosztów. Robisz to z pola Pozostałe klawiszem F6.

Pojawi się lista rodzajów, wybierasz ten, do którego odnosi się dana faktura kosztowa i ukaże się już wypełniony dialog.

Nie zawsze jedna faktura to jedna pozycja w strukturze kosztów. Czasami trzeba „rozpisać” fakturę na kilka rodzajów. Program jest bardzo pomocny i pamięta ile już ujęliśmy podpowiadając kwotę, która pozostała. Dla niektórych faktur w strukturze kosztów będzie mniej niż cała kwota netto wydatków. Dlaczego? Gdyż niektóre koszty nie będą pasować do Twojej listy rodzajów. Nie warto ich na siłę rozpisywać. Raczej jak się powtórzą dodaj nową pozycję na liście rodzajów kosztów.

Już w pierwszym miesiącu prowadzenia takiej ewidencji spojrzysz na swój biznes inaczej. To naprawdę niewielki wysiłek, a efekt po całym roku jest imponujący. Masz dla każdego rodzaju dwanaście wartości i możesz je analizować. Miesiąc do miesiąca, kwartał do kwartału, rok do roku i tak dalej. Tu już wiele zależy od Twojej inwencji. Część biznesów jest sezonowa i dlatego wiedza o tym jak poszczególne rodzaje kosztów mogą (a nawet powinny) rosnąć lub maleć jest kluczowa. Na szczęście Ty tę wiedzę masz i dasz sobie radę. Najważniejsze żebyś miał kwoty do analizy. Podobne jak te wartości już wyeksportowane do arkusza kalkulacyjnego, a dostępne w menu Struktura kosztów.

Jeśli już masz te wartości w arkuszu możesz robić z nimi to co powinieneś. Wykresy, różnice na przykład miesiąc do miesiąca, udziały procentowe. Zapewniamy, że dowiesz się o Twojej firmie ciekawych rzeczy. Jak tylko się tego dowiesz, to zrobisz od razu z tego użytek i zaczniesz oszczędzać. Ale mądrze. Skupiając się nie na cenie jednostkowej spinaczy, ale tam gdzie to przyniesie największe efekty. Do tego jednak potrzebna jest rzetelna wiedza i liczby, które już masz. Nie wystarczy mieć pojęcie, trzeba liczyć, porównywać. Jako zachętę damy Ci obietnicę ogromnej satysfakcji jaką poznasz, kiedy dokonasz pierwszych mądrych oszczędności, które… zobaczysz właśnie w tej strukturze. Będziesz wiedział jak Twoje aktywne działanie przekłada się na konkretne pieniądze. Jeśli księgowość zleciłeś do biura rachunkowego trzeba spotkać się z księgowym, przekazać mu listę i wyjaśnić dlaczego ta sprawa jest dla Ciebie taka ważna. Czeka Ciebie wtedy drobna praca – każdą fakturę będziesz oznaczał uzgodnionym symbolem (kodem), aby księgowy wiedział jakiego rodzaju kosztu dotyczy. No chyba, że wydatek jest tak oczywisty jak paliwo do samochodu i wiadomo do której pozycji go ująć.

Masz już wiedzę, zachętę, pora działać. A na końcu podziel się z nami sukcesem jaki osiągnąłeś. Miej przyjemność z dzielenia się z innymi swoim doświadczeniem. To do Ciebie wróci pozytywnie.